농산물 거래처를 상자 가격만으로 평가하면 싸게 산 날은 보여도 한 달 동안 실제로 얼마를 잃었는지는 보이지 않습니다. 중량 미달, 품질 편차, 지연 납품, 늦은 클레임 대응이 합쳐지면 가장 싼 견적이 가장 비싼 거래가 될 수 있습니다.
결론은 간단합니다. 거래처는 가격, 품질, 납기, 대응, 표시·서류의 다섯 축으로 평가하고 최소 4주 누적 기록으로 판단해야 합니다. 이 표는 거래처를 혼내기 위한 성적표가 아니라 발주 비중을 합리적으로 배분하고 개선 대화를 시작하는 자료입니다.
왜 단가표만으로는 부족할까
A 거래처의 양파가 상자당 1,000원 싸더라도 손질 손실이 5%포인트 높고 지연 납품이 반복되면 주방 인건비와 긴급 구매 비용이 늘어납니다. 반대로 단가가 조금 높아도 실중량이 정확하고 품질 편차가 작으면 메뉴 원가를 예측하기 쉽습니다.
거래처 평가의 목적은 다음 세 가지입니다.
- 숨은 비용을 숫자로 확인한다.
- 감정이 아니라 같은 기준으로 피드백한다.
- 품목별로 적합한 거래처와 발주 비중을 결정한다.
모든 거래처를 하나의 순위로만 세울 필요는 없습니다. 엽채류에 강한 곳, 과채류 선별이 안정적인 곳, 긴급 대응이 빠른 곳이 다를 수 있습니다.
다섯 가지 핵심 평가 항목
1. 가격 정확성 20점
단순히 가장 싼지보다 사전 협의 가격과 청구 가격이 일치하는지, 단위와 포장 규격이 명확한지 평가합니다. 비교할 때는 같은 품종, 등급, 포장 중량, 납품 조건을 맞춰야 합니다.
- 견적과 거래명세서 가격 일치율
- 시장 급변 시 사전 고지 여부
- kg당 또는 실사용 kg당 단가 비교 가능성
2. 중량·품질 35점
농산물 거래에서 비중을 가장 높게 둘 항목입니다. 포장 표시 중량, 실제 중량, 표본 불량률, 손질 후 실수율을 기록합니다.
- 실중량 충족률
- 부패·무름·상처 발생률
- 크기와 숙도의 일관성
- 손질 후 사용 가능 중량
- 24시간 또는 48시간 보관 후 상태
당일 외관만 보고 끝내면 수분 빠짐이나 내부 결함을 놓칠 수 있습니다. 사용량이 많은 품목은 짧은 보관 후 상태도 표본으로 확인합니다.
3. 납기 20점
정시 도착률뿐 아니라 약속 수량의 완납 여부를 함께 봅니다. 지연 20분과 당일 미납은 영향이 다르므로 단계별 감점 기준을 정합니다.
정시 납품률 = 약속 시간 안에 완료된 납품 건수 ÷ 전체 납품 건수 × 100
결품을 미리 알린 거래와 도착 후 알린 거래도 구분해야 합니다. 사전 고지가 있으면 대체 발주가 가능하기 때문입니다.
4. 클레임 대응 15점
문제가 전혀 없는 거래처보다 문제가 생겼을 때 정확하고 빠르게 처리하는 거래처가 더 안정적일 수 있습니다.
- 접수 확인까지 걸린 시간
- 교환·차감 완료까지 걸린 시간
- 같은 문제가 반복되는지
- 원인과 재발 방지 조치를 설명하는지
5. 표시·서류 10점
원산지, 품목, 중량, 거래명세서가 실제 납품품과 일치하는지 확인합니다. 식재료 검수 기록과 원산지 표시는 가격과 별개로 관리해야 할 기본 항목입니다.
가중점수 계산 예시
각 영역을 100점으로 평가한 뒤 가중치를 곱하면 거래처의 종합점수를 계산할 수 있습니다.
종합점수 = 가격×0.20 + 품질×0.35 + 납기×0.20 + 대응×0.15 + 서류×0.10
예를 들어 가격 90점, 품질 75점, 납기 95점, 대응 80점, 서류 100점이라면 종합점수는 85.25점입니다. 품질 비중이 가장 크기 때문에 가격만 높은 점수라고 최상위가 되지 않습니다.
| 영역 | 점수 | 가중치 | 환산점수 |
|---|---|---|---|
| 가격 정확성 | 90 | 20% | 18.0 |
| 중량·품질 | 75 | 35% | 26.25 |
| 납기 | 95 | 20% | 19.0 |
| 대응 | 80 | 15% | 12.0 |
| 표시·서류 | 100 | 10% | 10.0 |
| 합계 | 85.25 |
가중치는 업종에 맞게 바꿔야 합니다. 샐러드 전문점은 외관과 신선도 비중을 높일 수 있고, 대량 조리 사업장은 납기와 중량 정확성을 더 중요하게 볼 수 있습니다.
한 번의 문제보다 4주 추세를 본다
농산물 품질은 날씨와 산지 전환의 영향을 받습니다. 하루 점수만으로 거래처를 바꾸면 시장 전체의 공급 문제를 특정 업체 문제로 오해할 수 있습니다. 따라서 주간 기록을 최소 4주 모아 평균과 추세를 봅니다.
같은 기간에 두 거래처가 모두 품질 하락을 보였다면 산지나 기상 요인을 확인합니다. 한 곳만 계속 중량 미달이라면 거래처 고유 문제일 가능성이 높습니다. KREI 농업관측과 aT 도매시장 정보를 함께 보면 시장 공통 요인과 개별 납품 문제를 분리하는 데 도움이 됩니다.
점수보다 중요한 원자료
종합점수 하나만 저장하면 나중에 원인을 알 수 없습니다. 다음 원자료를 함께 남깁니다.
- 발주서와 거래명세서
- 입고 일시와 납품 시각
- 상자 전체와 라벨 사진
- 저울 표시가 보이는 중량 사진
- 위·중간·아래 표본 사진
- 부적합 개수와 손질 후 중량
- 교환·차감 처리 결과
사진은 ‘나쁜 물건’만 가까이 찍기보다 전체 상자와 표본 위치가 보이게 촬영해야 객관성이 높아집니다.
점수 구간별 운영 방법
예시로 90점 이상은 핵심 거래처, 8089점은 유지·개선, 7079점은 조건부 유지, 70점 미만은 발주 비중 축소 대상으로 정할 수 있습니다. 다만 한 달 총점만 보고 즉시 거래를 끊기보다 중대한 안전 문제와 일반 품질 편차를 구분해야 합니다.
- 핵심 거래처: 주력 품목과 계획 물량 우선 협의
- 유지·개선: 낮은 세부 항목에 개선 목표 설정
- 조건부 유지: 시험 물량과 재평가 날짜 지정
- 비중 축소: 대체 거래처 확보 후 단계 조정
점수는 협상 카드가 아니라 공동 개선 지표로 공유하는 편이 좋습니다. “품질이 별로다”보다 “최근 4주 실중량 충족률이 92%에서 84%로 내려갔다”가 해결하기 쉽습니다.
발주 비중 배분에 활용하는 법
가격 변동이 큰 품목을 한 거래처에 전부 맡기면 결품 위험이 커질 수 있습니다. 성과가 안정적인 주 거래처에 기본 물량을 주고, 보조 거래처에는 시험 물량을 배정합니다. 이후 품목별 점수를 비교해 비중을 조정합니다.
발주 비중은 종합점수만으로 자동 결정하지 않습니다. 거래 가능한 물량, 산지 네트워크, 휴무일, 긴급 배송 능력도 함께 봅니다. 평가표는 결정을 대신하는 기계가 아니라 결정을 설명할 수 있게 하는 자료입니다.
자주 묻는 질문
거래처가 여러 품목을 납품하면 한 점수로 평가하나요?
공통 항목은 거래처 단위로 보고, 품질과 실수율은 품목군별로 분리하는 것이 좋습니다. 과채류와 엽채류 성과가 다를 수 있습니다.
시세가 오르면 가격 점수를 낮춰야 하나요?
시장 전체 상승 자체는 감점 이유가 아닙니다. 같은 규격의 공식 시장 흐름과 비교하고, 사전 설명과 청구 정확성을 평가해야 합니다.
월 1회만 평가해도 될까요?
점수 집계는 월 1회여도 입고 기록은 건별로 남겨야 합니다. 기억을 바탕으로 월말에 점수를 매기면 최근 사건에 치우치기 쉽습니다.
마무리
좋은 농산물 거래처는 가장 싼 곳이 아니라 예측 가능한 실사용 원가를 만드는 곳입니다. 가격 20, 품질 35, 납기 20, 대응 15, 표시·서류 10 같은 기본 틀로 시작해 업장에 맞게 조정하십시오. 4주 원자료가 쌓이면 발주 비중, 협상, 교체 여부를 감이 아닌 숫자로 결정할 수 있습니다.
참고 자료
- 식품의약품안전처, 식재료 검수 관리 안내: https://www.mfds.go.kr/brd/m_74/view.do?seq=44182
- 국립농산물품질관리원, 농산물 표준규격: https://www.naqs.go.kr/hp/contents/contentsTab.do?menuId=MN30614
- 국립농산물품질관리원, 원산지 표시 제도: https://www.naqs.go.kr/hp/contents/contentsTab.do?menuId=MN30559
- aT 농산물유통정보: https://at.agromarket.kr/index.do
- KREI 농업관측센터: https://maglook.krei.re.kr/main
안내: 평가 가중치와 처리 기준은 계약 조건, 식품안전 기준, 업장 운영 방식에 맞게 정해야 합니다.